W dniu 29 czerwca 2023 r. odbyło się, w trybie zdalnym, Zwyczajne Walne Zgromadzenie członków POLOT. Należy podkreślić, że ZWZ jest bodaj najważniejszym corocznym wydarzeniem w życiu każdej organizacji. Z formalnego punktu widzenia zgromadzenie wszystkich członków jest najwyższym organem organizacji, realizującym funkcje i podejmującym obligatoryjne decyzje określone przepisami, obejmujące m.in. zatwierdzenie sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium członkom zarządu, pokrycie straty bądź przeznaczenie zysku. Z drugiej strony walne zgromadzenia są okazją do osobistego spotkania, w jednym miejscu i czasie, wszystkich członków organizacji. Budują one zatem poczucie więzi i zaufania.
W tym kontekście należy zauważyć, że na walnym zgromadzeniu w dniu 29 czerwca obecnych było bezpośrednio 11 członków naszego związku, w tym 1 nowy członek naszego związku (Sopoltrad), który nie miał jeszcze w tym dniu uprawnień do głosowania. Jeden z członków POLOT był reprezentowany za pośrednictwem pełnomocnictwa. Należy zatem ocenić frekwencję na około 50%.
Mimo tej niewysokiej frekwencji ZWZ spełniało wszystkie wymogi formalne, ponieważ zostało poprawnie zwołane i ukonstytuowane. Podczas niedługiej, półgodzinnej sesji, obecni na zgromadzeniu członkowie związku przyjęli zatem kluczowe decyzje formalne dotyczące zamkniętego roku 2022: przyjęli sprawozdanie finansowe za rok 2022, podjęli decyzję o pokryciu niewielkiej straty w kwocie 512,93 PLN oraz udzielili absolutorium wszystkim członkom zarządu i komisji rewizyjnej z tytułu wykonania przez nich obowiązków w roku 2022.
